Quản lý danh sách khách hàng tiềm năng là một trong những bước quan trọng giúp đội sales lên kế hoạch tiếp cận hiệu quả và tăng tỷ lệ chuyển đổi. File Excel "Bảng theo dõi khách hàng tiềm năng - Tipi Marketing" là công cụ giúp bạn thực hiện được điều này một cách dễ dàng, trực quan và vô cùng hiệu quả. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng file Excel "Bảng theo dõi khách hàng tiềm năng - Tipi Marketing" để giúp bạn quản lý dữ liệu khách hàng một cách khoa học và hiệu quả nhất.
1. Tổng quan về file Excel
File Excel bao gồm 3 sheet chính:
● Form: Biểu mẫu nhập liệu dành cho việc thu thập thông tin khách hàng mới.
● Danh sách: Danh sách khách hàng tiềm năng đã được ghi nhận.
● Dữ liệu: Nơi tổng hợp các tùy chọn như nguồn khách hàng, sản phẩm quan tâm, và trạng thái.
2. Cách nhập liệu và sử dụng sheet Form
Bước 1: Thay đổi thông tin dữ liệu theo nhu cầu của bạn
Truy cập vào sheet “Du lieu” để thực hiện sự chỉnh đổi thông tin để phù hợp với mong muốn của doanh nghiệp.
Nguồn: Nơi mà khách hàng bắt đầu thực hiện trao đổi với bạn thông qua các hình thức liên lạc khác nhau. Trong cột này, bạn có thể xóa bớt hoặc sửa lại thông tin của nguồn hoặc thêm mới một nguồn khác vào bảng. Mọi sửa đổi cần phải gắn liền với bảng “nguồn”, khi đó dữ liệu mới thay thế sẽ tự động cập nhật trong sheet “Form”.
Sản phẩm khách quan tâm: Thay đổi tên các sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp mà bạn mong muốn vào trong bảng. Cũng như bảng “nguồn”, mọi sự thay đổi sẽ tự động cập nhật vào trong sheet “Form”.
Trạng thái: Có tổng cộng 3 trạng thái để phản ánh khách hàng gồm: Hot lead, Warm lead và Cold lead. Trạng thái "Hot Lead" được sử dụng để ưu tiên và tập trung nguồn lực của đội sale vào những khách hàng có tỷ lệ chốt đơn cao. Điều này giúp đội ngũ không bị lãng phí thời gian vào những khách hàng chưa sẵn sàng mua. "Warm Lead" là những khách hàng tiềm năng đã thể hiện một mức độ quan tâm nhất định đến sản phẩm hoặc dịch vụ, nhưng chưa sẵn sàng để mua ngay. Những khách hàng này có thể đã tương tác với đội ngũ bán hàng qua một vài kênh, tải tài liệu từ website, hoặc tham gia sự kiện của doanh nghiệp. "Cold Lead" là những khách hàng tiềm năng chưa có bất kỳ dấu hiệu hoặc hành động nào thể hiện sự quan tâm mạnh mẽ đến sản phẩm/dịch vụ. Đây thường là những khách hàng mới được thu thập thông qua danh sách email, quảng cáo, hoặc các chiến dịch marketing khác.
Phễu marketing: Cho biết khách hàng đang ở trong giai đoạn nào của phễu. Từ đó có những chiến lược phù hợp cho từng khách hàng nhằm tối ưu hóa tỷ lệ chuyển đổi và biến họ thành những khách hàng trung thành.
Bước 2: Nhập liệu thông tin khách hàng ở sheet “Form”
Sheet Form là biểu mẫu nhập liệu giúp đội ngũ sales thu thập thông tin khách hàng. Thông tin bao gồm:
● Họ tên: Nhập đầy đủ tên khách hàng.
● Email: Ghi lại email liên lạc.
● Số điện thoại: Số di động hoặc cố định.
● Nguồn: Chọn nguồn khách hàng từ danh sách (Facebook, Instagram, v.v.).
● Khu vực: Ghi rõ khu vực khách sinh sống.
● Ngày đầu liên hệ: Nhập ngày bắt đầu tương tác.
● Sản phẩm quan tâm: Ghi rõ nhu cầu sản phẩm.
● Giai đoạn trong phễu: Chọn giai đoạn khách hàng (Hot Lead, Warm Lead, Cold Lead).
● Trạng thái: Đánh giá tình trạng khách hàng.
● Ghi chú: Thêm những thông tin khác.
Sau khi nhập đầy đủ thông tin, dữ liệu sẽ được chuyển tự động sang sheet “Danh sach”.
Bước 3: Quản lý danh sách khách hàng trong sheet “Danh sach”
Sheet “Danh sach” là nơi lưu trữ tất cả thông tin khách hàng đã được ghi nhận. Mỗi hàng đại diện cho một khách hàng, với các cột như sau:
● STT: Số thứ tự khách hàng.
● Họ tên, Email, Số điện thoại: Thông tin liên lạc.
● Nguồn, Khu vực, Ngày đầu liên hệ: Thông tin chi tiết về khách hàng.
● Sản phẩm quan tâm, Giai đoạn trong phễu, Trạng thái: Tình trạng và nhu cầu của khách.
Ghi chú: Những thông tin đặc biệt khác.
3. Một số lưu ý quan trọng khi sử dụng file
File “Bảng theo dõi khách hàng tiềm năng” có chứa các đoạn code VBA để liên kết giữa sheet “Form” và sheet “Danh sach”. Vì vậy trong quá trình sử dụng bạn cần lưu ý như sau:
Lưu file dưới dạng Excel Binary Workbook (*.xlsb) để các đoạn code VBA hoạt động. Khi lưu ở định dạng khác, đoạn code sẽ biến mất.
Không đổi tên các sheet trong file excel, tên của các sheet đều được gán trong các đoạn code, khi thay đổi sẽ bị ảnh hưởng.
Không thêm dòng, thêm cột ở sheet “Form” và “Danh sach”, mọi sự thay đổi sẽ ảnh hưởng tới code VBA trong file.
Nếu xảy ra lỗi trong quá trình sử dụng, bạn vui lòng nhận xét ở phía phần bình luận để tác giả sửa đổi.
4. Câu hỏi thường gặp (FAQ)
File excel này có miễn phí không?
Hoàn toàn miễn phí, bạn có thể tải file qua đường dẫn được cung cấp bên dưới. Chúng tôi khuyến khích bạn chia sẻ cho cộng đồng để mọi marketer cùng sử dụng. Khi chia sẻ, bạn vui lòng ghi rõ nguồn để tôn trọng công sức của tác giả.
Tôi có thể sử dụng file này trên Google Sheet không?
Việc đưa file Excel lên Google Sheet sẽ xảy ra lỗi do xung đột về khả năng tương thích. Các đoạn code VBA không không thể hoạt động trên Google Sheet. Để tôi ưu hóa khi sử dụng, tác giả khuyến khích sử dụng Excel để có một trải nghiệm tốt nhất.
5. Kết luận
Sử dụng file Excel "Bảng theo dõi khách hàng tiềm năng - Tipi Marketing" không chỉ giúp bạn quản lý dữ liệu khách hàng hiệu quả mà còn tối ưu hóa quy trình bán hàng. Đừng quên cập nhật thông tin thường xuyên và tận dụng tối đa các tính năng của file để đạt kết quả tốt nhất.
Your email address will not be published.
Enter Image URL / Code Snippets / Quotes / name tag, then click parse button accordingly that you have entered. then copy the parse result and paste it into the comment field.